收文管理主要對外來公文進行登記和處理。主要用于登記像稅務局發來的文件、公安部門發來的文件、總公司發來的文件行業主管部門來文的處理過程、協作單位發來的文件處理過程、兄弟單位發來的文件處理過程、及其它外來的公文文件的處理過程。
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發文管理是一個單位對具有約束能力文件形成過程的一種管理。如執行發文擬稿、核稿、會審、會簽、簽發、文書打印、批閱流轉、歸檔等管理工作。文件送閱和批復完全在計算機網絡上完成,所有的工作流程可以由用戶自定義,所有的送交批閱痕跡,修改痕跡,操作時間和操作人都被詳細保留。同時,對發文系統還提供全文檢索、條件檢索等功能。
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